当传统的采用纸质问卷进行360度评估的模式难以满足新时期、新形势的要求时,随着信息技术的迅猛发展,利用互联网进行360度评估越来越多的被,目前,许多服务提供商已开发出基于互联网平台的360度评估系统,这种系统只需公司管理层(如人力资源专业人员)对网络环境进行维护,与服务提供商通过电话、或是在线的沟通协调即可顺利进行。
但是在开发360度评估系统之初,需求方往往是由企业方的人力资源部门提出,由于人力资源工作者的专长并不在于IT技术,因此对360度评估系统的技术开发方面并不十分了解。而服务提供商从事开发的人员往往以IT背景为主,两者之间的合作与衔接将直接关系到系统开发的成功与否。因此,人力资源工作者在从事系统开发工作之前了解360度评估的系统开发流程和要求就显得非常必要。只有这样才能减少开发过程中的阻力,按时完成开发任务。 利用互联网进行360度评估也可以称为在线评估。在此我们分两部分介绍在线360度评估系统。
第一部分 360在线评估系统的建立
开发360在线评估系统往往需要人力资源管理人员和开发人员密切配合。涉及到的最主要的内容包括系统需求的明确以及开发过程中出现问题时的及时沟通和解决。360度在线评估系统的建立过程一般分为以下几个步骤。
第一步,需求沟通阶段
一般情况下,由于人力资源管理人员对于系统开发的技术工作并不了解,以及首次开发无经验可依,往往会出现人力资源管理人员对于评估系统的需求不能很清晰地提供给开发人员的情况。因此,首次沟通往往是明确需求的关键步骤。这一阶段涉及到三个角色,客户、企业的人力资源管理人员、开发系统的供应商(包括市场需求分析人员和程序开发人员)。
在这一阶段,需要人力资源部工作人员配合的工作主要有:
理清领导开发意图;
撰写需求文本;
与系统开发人员就需求进行初步的沟通。
因此,这一阶段主要是人力资源管理人员与市场需求分析人员进行接洽,包括商务合同的签订和需求的初步沟通。
第二步,需求明确阶段
在首次沟通之后,由于沟通需求不够明确,往往导致程序开发人员无从下手。因此,程序开发人员以及市场需求分析人员需要与人力资源管理人员就评估系统所要达到的各项功能和效果进行详细的沟通,例如界面风格、后台管理、系统的兼容性、评估结果呈现形式等。这种沟通往往会经历多次,最终会形成《系统开发需求报告》,作为需求最终明确的一个标准。往往需求的明确是关系到系统开发成败的关键所在。
第三步,系统开发阶段
需求明确以后,就进入了系统开发阶段。这一阶段的工作主要以开发人员为主。开发人员往往需要撰写概要设计、详细设计以及数据结构设计等文档作为编写程序的基础性文档,并且需要始终保持与客户沟通,确保需求的准确。
第四步,系统测试阶段
这一阶段一般包括两部分测试:一部分是开发部门的内部测试,主要指局部测试;另一部分是技术部门测试,主要是投放到外部环境当中的全局测试。
第五步,试运行阶段
在系统测试通过后,即可将系统提交给客户。同时提交的文件还应该包括《操作手册》。人力资源管理人员需要就试运行阶段中出现的问题与开发人员进行及时的沟通解决。试运行阶段的评估结果并不作为正式结果运用到实际工作当中。
第六步,正式运行阶段
在试运行结束后,进入正式运行阶段。正式运行阶段在试运行评估结束之后,需要向使用者就评估系统的使用情况征求反馈意见,并将就技术部分的反馈意见反馈给开发人员,以便在下一轮实施评估之前进行系统的完善。
第七步,系统维护阶段
这一阶段的工作主要包括评估题目的更新,评估人员信息的变动调整等。
第二部分 360在线评估系统使用
对已建立360度评估网络环境的企业,基于互联网的360度评估的过程如下。
第一步,人力资源管理人员通过电子邮件向全体员工发送关于评估的时间与评估指导的相关信息。
员工收到这些信息后,通过服务器登陆服务提供商提供的网站,键入个人身份与密码,建立对自己进行评分的人员名单。必选的评分人员在员工的评分人员列表中已存在,其余的评分人员名单员工只需在系统的数据库中进行选择即可。通常,员工的上级或协调人员会浏览员工对评分人员的选择情况,以确保员工所选择的评分小组的可行性。如果出现不合适的情形,再与员工进行协商,更改所选择的评分人员。
第二步,员工向评分人员发送电子邮件,请求他们上网完成对自己的评估。在评估窗口,评分人员根据员工的调查问卷进行评分。为指导整个评估过程的顺利进行,网络环境中设置了一些对评估的具体运行程序的解释性说明——包括时间期限的说明、评估工具的内容、评分人员的身份验证以及评估报告的形成说明等。
第三步,协调人员对评分人员的评分结果进行整合。
协调人员(如人力资源管理人员)登陆网站,根据员工填写的调查问卷,对评分人员的评分结果进行审核。在此阶段,协调人员能够获取来自各个领域更为完整的员工业绩信息,包括访谈所得到的信息。必要时,协调人员可以对评分结果按照一定原则进行剔除,以提高评估结果的准确性与公平性。
第四步,协调人员向员工提供评估结果。
在整合过程结束后,协调人员负责做出评估结果的评估报告,通过电子邮件的方式送达员工本人、他们的直接上级以及财务部门。员工从评估报告中,认真分析自己的优势与不足,并在上级的帮助下,制定出切实可行的个人发展计划。
利用互联网对员工进行360绩效评估,能够有效地解决传统评估模式中所面临的问题。比如地域性差异、降低评估过程的繁琐和成本、保持评估过程的适时性和动态性等。当然由于是在线评估,安全性问题是所有参与评估的人员格外关注的。例如评估者的匿名性、评估信息的保密性等等。而实际评估中,也往往会出现由于评估者顾忌以上问题而影响了评估结果的客观性的问题出现。这是360度评估系统开发者所需要重点关注的问题。